Praca zdalna

Na mocy ustawy z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, przepisy dotyczące pracy zdalnej zostały zamieszczone w Kodeksie pracy jako odrębny rozdział. Nowe rozwiązanie, które weszło w życie 7 kwietnia 2023 r., zostało przyjęte jako regulacja o charakterze powszechnym, która może być stosowana w warunkach typowych, a nie tylko nadzwyczajnych, jak np. związanych z zapobieganiem i zwalczaniem COVID-19.
Praca zdalna to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Praca zdalna może być wykonywania całkowicie w trybie zdalnym, hybrydowo – częściowo zdanie a częściowo w zakładzie pracy oraz okazjonalnie na wniosek pracownika.
Uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia.
Uzgodnienie między pracownikiem a pracodawcą dotyczące wykonywania przez pracownika pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia, może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika. Taki wniosek może zostać złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Czy pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej?

Praca zdalna może być także w określonych przypadkach wykonywana na polecenie pracodawcy. Dotyczy to jednak wyjątkowych sytuacji tj. gdy zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej, oraz w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Pracodawca może w tego rodzaju sytuacjach wydać polecenie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej pod warunkiem, że pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem tego polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
Wydane przez siebie polecenie wykonywania pracy zdalnej pracodawca może w każdym czasie cofnąć, jednak może to nastąpić z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Kiedy pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika?

Pracodawca jest obowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej:
1) pracownika, rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”;
2) pracownika, rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, o których mowa w przepisach ustawy Prawo oświatowe;
3) pracownicy w ciąży;
4) pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia;
5) pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Jednocześnie należy zauważyć, że na podstawie art. 1881 Kodeksu pracy pracownik wychowujący dziecko, do ukończenia przez nie 8. Roku życia, może złożyć wniosek o zastosowanie do niego elastycznej organizacji pracy (w tym pracy zdalnej). Wniosek taki składa się w terminie nie krótszym niż 21 dni przed planowanym rozpoczęciem korzystania z elastycznej organizacji pracy.

Jak prawidłowo wprowadzić w zakładzie pracy możliwość wykonywania pracy zdalnej?

Pracodawcy powinni zweryfikować stanowiska pracy w zakładzie pracy pod kątem możliwości ich świadczenia w formie zdalnej, sporządzić stosowne regulacje wewnątrzzakładowe dotyczące m.in. zasad świadczenia pracy zdalnej (np. porozumienie, regulamin), przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego prac, które pracodawca wskazał za możliwe do wykonywania zdalnie oraz udokumentować taką ocenę. Na podstawie wyników oceny ryzyka zawodowego pracodawca opracowuje informację zawierającą zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej, czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej oraz zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Stanowisko pracy zdalnej zgodne z zasadami ergonomii będzie organizował pracownik m.in. na podstawie informacji przekazanej przez pracodawcę.

Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

Co w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin?

W sytuacji, gdy praca zdalna wykonywana jest na polecenie pracodawcy, wtedy zasady wykonywania pracy powinny zostać określone w tym poleceniu. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca zawarł z pracownikiem indywidualne porozumienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej, zasady te powinny być określone w tym porozumieniu.

Czy pracodawca powinien zapewnić materiały i narzędzia pracy oraz zwrócić koszty?

Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy materiały i narzędzia pracy. Pracodawca i pracownik mogą między sobą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów, a także narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że będą one spełniały wymagania określone w rozdziale IV działu dziesiątego Kodeksu pracy. W takim przypadku pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przysługuje ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycia niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Ponadto, pracodawca jest obowiązany do pokrycia innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Jakie są zasady ustalania ryczałtu i ekwiwalentu?

Obowiązek pokrycia kosztów albo wypłaty ekwiwalentu może być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość powinna odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu pracodawca powinien wziąć pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, a także ceny rynkowe tego materiału i normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika wykonującego pracę zdalną?

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Istotne jest, że wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jakich prac nie wolno wykonywać zdalnie?

Praca zdalna nie obejmuje prac szczególnie niebezpiecznych, w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych, prac z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy, prac związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy oraz prac powodujących intensywne brudzenie.

Kiedy możliwa jest tzw. praca zdalna okazjonalna?

Praca zdalna może być wykonywana także okazjonalnie, ale wyłącznie na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Wykonywanie tej pracy także wymaga wskazania przez pracownika miejsca pracy oraz zgody pracodawcy. Wymiar pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 24 dni.

Niektóre przepisy w odniesieniu do tego rodzaju pracy zdalnej zostały wyłączone, m.in.: dotyczące obowiązku pracodawcy zapewnienia pracownikowi materiałów i narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej czy pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Wykonywanie pracy zdalnej okazjonalnie nie zwalnia natomiast pracodawcy z obowiązku przeprowadzenia oceny ryzyka zawodowego, sporządzania informacji dla pracownika zawierającej zasady bezpiecznego wykonywania tej pracy, zapoznawania z tymi dokumentami pracownika oraz wymagania od pracownika stosownych oświadczeń w tym zakresie.