Elektroniczny obieg dokumentów. Kiedy Gdzie warto go zastosować? Jak przebiega wdrożenie?

Tradycyjny obieg dokumentów a obieg elektroniczny

Na początek posłużmy się prostym przykładem.
Załóżmy, że Twój pracownik chce się ubiegać o udzielenie urlopu okolicznościowego. W obiegu tradycyjnym, aby to zrobić, musi odszukać na dysku stosowny wniosek, uzupełnić go, wydrukować oraz podpisać. Następnie udaje się z wnioskiem do działu kadr, aby otrzymać podpis. Dokument musi też zatwierdzić jego przełożony, czyli np. Ty. Realizacja takiego procesu może trwać od kilkunastu minut do nawet kilku dni.

Na zatwierdzeniu wniosku urlopowego zresztą cały obieg się nie kończy. Fizyczny dokument należy zarchiwizować, wpinając do segregatora i umieszczając w przeznaczonym do tego miejscu. Co więcej, w procesie przetwarzania dokumentacji może on ulec uszkodzeniu, zalaniu czy zgubieniu, przez co obieg trzeba rozpocząć od nowa.

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to rozwiązanie cyfrowe – system bądź platforma, które znacząco przyspiesza przepływ informacji i ułatwia proces obiegu dokumentów. Posługując się powyższym przykładem – wystarczy, że pracownik, chcąc ubiegać się o urlop, zaloguje się w takim wewnętrznym systemie, a potem za pomocą kilku kliknięć wyśle wniosek do działu kadr i przełożonego. Osoby decyzyjne momentalnie otrzymają powiadomienie o nowym wniosku, będą mogły też błyskawicznie zatwierdzić dany dokument. Co więcej, każda ze stron może znajdować się w różnych miejscach: biurze, domu czy gdziekolwiek, skąd może zalogować się do panelu użytkownika i wykonać niezbędne czynności.

Kiedy warto zastosować elektroniczny system obiegu dokumentów?

System elektronicznego obiegu dokumentów to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej firmie, której zależy na oszczędności czasu, poprawie wewnętrznych i zewnętrznych procesów zarządzania dokumentami oraz maksymalizowaniu efektywności operacyjnej firmy.
Wdrożenie EOD pozwala przedsiębiorstwu przyspieszyć, a nawet całkowicie zautomatyzować powtarzalne procesy (np. obieg faktur, wniosków urlopowych, umów, reklamacji itp.), redukując tzw. ilość papierowych dokumentów. Poprawia też komunikację pomiędzy pracownikami i przepływ pracy. Dodatkowo może stanowić elektroniczne repozytorium danych – bezpieczne, skalowalne, umożliwiające łatwe wyszukiwanie dokumentów oraz ich dostępność z praktycznie każdego miejsca. Tworząc nowoczesne, cyfrowe środowisko pracy, firma zyskuje audytowalność, transparentność wewnętrznych procesów, minimalizuje ryzyko utraty danych, usprawnia workflow, a także redukuje koszty logistyki oraz obsługi dokumentacji biznesowej.

Te i inne profity sprawiają, że elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie polecane w przypadku praktycznie każdej firmy – zarówno sektora MŚP, jak i wielkich globalnych korporacji. Każde z przedsiębiorstw powinno oczywiście dobrać i dostosować oprogramowanie EOD do indywidualnych preferencji oraz możliwości. W tym kontekście niezwykle istotna jest m.in. zdolność dwukierunkowej integracji systemu z innymi narzędziami IT w firmie, np. ERP, WMS, CRM czy systemami dziedzinowymi.

Jak przebiega wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

Na rynku istnieje wiele narzędzi IT do elektronicznego obiegu dokumentów. Prócz rozwiązań pudełkowych, warto rozważyć platformy low-code umożliwiające budowę dedykowanych aplikacji biznesowych na miarę potrzeb organizacji.

Aby sukcesywnie wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów w firmie w postaci aplikacji na takiej platformie, należy przejść przez kilka kluczowych etapów. Pierwszym z nich jest analiza, podczas której dostawca oprogramowania weryfikuje bieżące wyzwania, potrzeby oraz możliwości firmy w zakresie wdrożenia. Dzięki temu można dostosować funkcjonalność systemu do indywidualnych preferencji klienta.

Kolejnymi etapami są stworzenie prototypu aplikacji oraz jego konfiguracja zgodnie z planem opracowanym podczas analizy. Taki prototyp można skonsultować lub przetestować z użytkownikami. Jeśli system EOD trzeba zintegrować z narzędziami funkcjonującymi w firmie, to dostawca nawiązuje w tym zakresie współpracę z działem IT. Następnie oprogramowanie jest modyfikowane i dostosowywane do uruchomienia produkcyjnego. Kolejnymi działaniami są szkolenia osób obsługujących system informatyczny oraz użytkowników końcowych. Prace wieńczy uruchomienie oprogramowania, które w miarę zmieniających się potrzeb jest stale udoskonalane.

Podsumowanie

Wdrożenie EOD w firmie gwarantuje sprawne zarządzanie dokumentacją – niezależnie od branży i na każdym szczeblu firmy. Takie rozwiązanie staje się obecnie swoistym must-have każdej organizacji, która chce budować i utrzymać rynkową konkurencyjność. System elektronicznego obiegu dokumentów powinien być przy tym dostosowany do indywidualnych potrzeb i preferencji firmy, dlatego wdrożenie rozwiązania warto powierzyć doświadczonemu vendorowi i poprzedzić zawsze kompleksową analizą.