Zastępstwo w pracy na czas urlopu: co warto wiedzieć

Zastępstwo w pracy na czas urlopu: co warto wiedzieć
Zastępstwo w pracy to trudny temat dla wielu pracodawców. Zgodnie z przepisami urlop powinien trwać co najmniej 14 dni kalendarzowych z rzędu. Jak zorganizować pracę w firmie w tym czasie?

Zastępstwo w pracy – co mówią przepisy
Zgodnie z kodeksem pracy pracownikom przysługuje urlop w wymiarze:
26 dni;
20 dni – jeśli jest zatrudniony krócej niż 10 lat.

Może go wykorzystać jednorazowo w całości lub podzielić na części. Wolne powinno być udzielane zgodnie z planem urlopów. Ten ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego rytmu pracy.

W kodeksie pracy istnieje też pojęcie urlopu bezpłatnego, czyli takiego, za który nie dostaje się wynagrodzenia. W tym przypadku przepisy nie określają limitu. Natomiast pracodawca może odmówić jego udzielania. Co więcej, nie ma obowiązku uzasadniania odmowy.

Bardzo często pracownik, wypełniając wniosek urlopowy, martwi się, kto go zastąpi. Zupełnie niesłusznie, ponieważ jak stanowią przepisy za organizację pracy i zachowanie jej ciągłości odpowiedzialny jest pracodawca. Co oznacza, że to on powinien wyznaczyć zastępstwo w pracy.

W praktyce, w wielu zakładach to pracownicy starają się uzgodnić między sobą terminy urlopów, tak aby się nie pokrywały. Więc pracodawca ma ułatwione zadanie, bo z góry wiadomo, kto kogo podmieni. Jednak są sytuacje, kiedy zastępstwo w pracy jest trudne do zorganizowania, przykładowo, kiedy potencjalny zastępca jest na długim zwolnieniu chorobowym.

Niestety w kodeksie pracy, nie znajdziemy informacji, nt. dodatkowego wynagrodzenia z tytułu zastępstwa w pracy. Więc w praktyce pracownicy przejmujący obowiązki na czas urlopu kolegi, nawet jeśli jest to 3-miesięczna nieobecność, nie dostaną większej wypłaty.

Zastępstwo w pracy na czas urlopu – skuteczne sposoby
Zgodnie z kodeksem pracy pracodawca ma prawo wezwać pracownika z urlopu, ale pod warunkiem, że wystąpią nieprzewidziane nagłe okoliczności. Co więcej, musi on pokryć koszty, jakie poniósł już pracownik. Aby uniknąć niewygodnych okoliczności, firma może wykorzystać inne skuteczne sposoby.

Wzajemne zastępstwa
Najprostszym sposobem jest zatrudnienie na tym samym albo zbliżonym stanowisku pracy dwóch osób, które będą się wzajemnie zastępowały podczas urlopów i innych nieobecności. Jeśli pracownicy mają takie same kompetencje i zakresy obowiązków, nie powinno być problemu z rozwiązaniem trudnych problemów. Z drugiej strony istnieje prawdopodobieństwo natłoku obowiązków, które mogą zaburzyć zwykły rytm pracy.

Przekazanie zadań innemu pracownikowi
Innym rozwiązaniem jest przekazanie obowiązków innemu pracownikowi z firmy. Jednak należy pamiętać, że zgodnie z przepisami można powierzyć takie osobie inne zadania niż te określone w umowie o pracę na maksymalnie 3 miesiące. Przy czym musi ona mieć kwalifikacje do wykonywania obowiązków pracownika będącego na urlopie. Natomiast w przypadku, kiedy są to zadania osoby niższej stopniem, wynagrodzenie zastępcy nie może zostać obniżone. Polecenie pracodawcy w tej sprawie jest dla pracownika wiążące. Może on np. delegować osobę z innego działu, gdzie akurat nie ma braków kadrowych.
W takiej sytuacji pracodawca zawsze musi zwracać uwagę, czy praktycznie podwojenie obowiązków, nie spowoduje zbyt dużej liczby nadgodzin, co może doprowadzić do przepracowania i dużego zmęczenia pracownika. Zatem takie rozwiązanie jest dobre, jako zastępstwo w pracy na kilka-kilkanaście dni.
Rozdzielenie obowiązków
Skutecznym rozwiązanie dłuższych nieobecności jest rozdzielenie zadań nieobecnego pracownika na kilka innych osób. W ten sposób zostanie zminimalizowany natłok obowiązków i wynikające z tego zatory w zadaniach. Pracodawca musi pamiętać, że narzucenie zbyt dużej liczby dodatkowych zdań, wpływa niekorzystnie na zastępcę. Przeciążenie, nadgodziny i stres mogą skutecznie zniechęcić go do nowych zadań, a często ogólnie do pracy w danej firmie.

Umowa o pracę na zastępstwo
Powyższe sposoby są dobre na krótkie nieobecności do miesiąca. Przy dłuższych absencjach warto rozważyć zatrudnienie pracownika na umowę o pracę na zastępstwo lub zawrzeć umowę cywilnoprawną, np. zlecenie lub o dzieło.
Umowa na zastępstwo jest szczególną umową czasową, ponieważ nie trzeba dokładnie określać daty jej zakończenia. Wystarczy informacja, że kończy się z dniem powrotu zastępowanego pracownika do pracy. Zgodnie z kodeksem pracy można ja wielokrotnie przedłużać – nie ma w tym przypadku limitu czasowego ani liczbowego. Zatem jak nieobecność się przedłuży, jest opcja zawarcia kolejnej umowy albo podpisania aneksu do już istniejącej, bez obawy, że wejdzie ona w tryb umowy na czas nieokreślony. Wypowiedzenie umowy na zastępstwo trwa tyle samo co na czas nieoznaczony.
Zaletą tego rozwiązania jest fakt, że inny pracownicy nie są obciążeni dodatkowymi obowiązkami, a w firmie panuje normalny rytm pracy. Wadą są koszty, jakie ponosi pracodawca: szkolenie BHP, badania wstępne, wynagrodzenie, ZUS, podatki oraz czas przeznaczony na rekrutacje, oraz wdrożenie w obowiązki.
Z tych powodów zastępstwo w pracy w formie zatrudnienia nowego pracownika, stosuje się przy dłuższych nieobecnościach, np. urlopie macierzyńskim.

Praca tymczasowa
Innym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług agencji pracy tymczasowej. Biuro zajmuje się znalezieniem odpowiedniego pracownika i jego zatrudnieniem. Wtedy pracodawca nie podpisuje z nową osobą umowy, tylko zamawia usługę u agencji i to z nią się rozlicza. Zaletą tego rozwiązania jest oszczędność czasu na rekrutację. Wadą duże koszta, w które wchodzi wynagrodzenie dla agencji oraz pracownika.
Więcej o pracy tymczasowej, umowach na zastępstwo i innych zagadnieniach HR można przeczytać na specjalistycznym blogu Zawodowo.OLX.