KSeF nadchodzi szybciej, niż myślisz

Krajowy System e-Faktur (KSeF) znacząco zmienia sposób wystawiania i obiegu faktur w Polsce. Choć dla wielu firm oznacza to prawdziwą rewolucję organizacyjną i technologiczną, jedno pozostaje niezmienne: terminy podatkowe. Eksperci podkreślają, że wdrożenie KSeF nie daje przedsiębiorcom „wakacji” od obowiązków wobec fiskusa.

Najważniejsza zasada, o której firmy często zapominają w kontekście KSeF, jest bardzo prosta:
termin wystawienia faktury się nie zmienia.

• fakturę za dany miesiąc nadal trzeba wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.

KSeF zmienia formę i sposób wystawienia faktury, ale nie przesuwa ustawowych terminów. Oznacza to, że przedsiębiorca, który spóźni się z wystawieniem dokumentu, naraża się na takie same konsekwencje jak dotychczas – niezależnie od tego, czy korzysta z systemu, czy nie.

PIT i CIT – co miesiąc do 20. dnia

Kolejnym stałym elementem podatkowego kalendarza są rozliczenia dochodowe:

• PIT i CIT należy rozliczać co miesiąc, do 20. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Wprowadzenie KSeF nie wpływa na te terminy. Przedsiębiorcy muszą więc pamiętać, że nawet jeśli proces fakturowania się zmienia, obowiązek terminowego odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy pozostaje bez zmian.

VAT – niezmiennie do 25. dnia miesiąca

Podobnie wygląda sytuacja z podatkiem od towarów i usług:

• VAT należy rozliczyć do 25. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.

Eksperci zwracają uwagę, że KSeF może ułatwić kontrolę dokumentów i przyspieszyć obieg informacji, ale nie daje prawa do opóźniania rozliczeń VAT. Terminy pozostają sztywne.

Fazy wdrażania KSeF – co to oznacza w praktyce?

W KSeF obowiązuje tzw. fazowanie, czyli etapowe wprowadzanie obowiązku korzystania z systemu. Trzeba jednak jasno podkreślić:

• fazowanie dotyczy wyłącznie terminów obowiązkowego wystawiania faktur w KSeF,

• nie dotyczy terminów podatkowych (PIT, CIT, VAT).

Oznacza to, że nawet jeśli dana grupa przedsiębiorców zostaje objęta obowiązkiem KSeF później, to i tak musi rozliczać podatki w dotychczasowych terminach.

1 lutego – kluczowa data dla odbiorców faktur

Eksperci podatkowi są zgodni:
odbiorcy faktur muszą być gotowi na KSeF od 1 lutego.

To ważne rozróżnienie. Nawet jeśli dany przedsiębiorca nie ma jeszcze obowiązku wystawiania faktur w systemie, to:

• musi być technicznie i organizacyjnie przygotowany na odbiór faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów.

Czy można „przesunąć” gotowość na marzec?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań. Odpowiedź ekspertów jest jednoznaczna: nie.

• brak gotowości na odbiór faktur w KSeF od 1 lutego nie wstrzymuje obowiązków podatkowych,

• faktura uznawana jest za doręczoną w momencie nadania jej numeru w KSeF – niezależnie od tego, czy odbiorca faktycznie ją odczytał.

Innymi słowy: system działa, nawet jeśli firma nie jest gotowa, a konsekwencje ewentualnych opóźnień spadają na przedsiębiorcę.

Podsumowanie: lista dat, które trzeba zapamiętać

Przedsiębiorcy powinni mieć w kalendarzu kilka kluczowych terminów:

• do 15. dnia miesiąca – wystawienie faktury za miesiąc poprzedni,

• do 20. dnia miesiąca – rozliczenie PIT i CIT,

• do 25. dnia miesiąca – rozliczenie VAT,

• od 1 lutego – gotowość do odbioru faktur w KSeF.

Krajowy System e-Faktur to duża zmiana, ale – jak podkreślają doradcy podatkowi – nie zmienia on podstawowej zasady: podatki trzeba rozliczać terminowo, bez względu na rewolucję technologiczną.